POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE OMAR CHACÓN ABOGADO

1. RESPONSABILIDAD Y ALCANCE

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El titular y responsable del manejo de la información es Omar Andrés Chacón Gordillo, identificado con cédula de ciudadanía N° 1.098.695.410. Su dato de contacto principal es: correo electrónico omarchacon.abogado@outlook.com. La responsabilidad sobre la recolección y el archivo de datos personales abarca la gestión de la firma de abogados OMAR CHACÓN ABOGADO, marca registrada, en relación con su sitio web oficial (https://www.omarchaconabogado.com/) y cualquier otra actividad vinculada a su operación comercial.

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2. PRERROGATIVAS DEL TITULAR DE LOS DATOS

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En cumplimiento con las garantías fundamentales establecidas en la Constitución y la legislación vigente, y sin perjuicio de otras normativas aplicables, los individuos dueños de los datos personales tienen el derecho de ejercer, de manera gratuita e ilimitada, las siguientes facultades:

• Consultar, actualizar, acceder sin costo y corregir la información personal registrada.

• Requerir prueba del consentimiento otorgado para el procesamiento de sus datos y revocar dicha autorización previamente concedida.

• Ser informado sobre la utilización que se le ha dado a su información personal.

• Solicitar la eliminación de sus datos personales de los archivos controlados por la responsable, cuando se compruebe que su tratamiento contravino la ley o la Constitución.

• Interponer reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio por incumplimientos a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus reglamentaciones posteriores.

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3. PROCEDIMIENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

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La firma OMAR CHACÓN ABOGADO recopila la información personal de sus clientes (actuales y potenciales), empleados y aliados mediante diversos canales:

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A. Para Usuarios y Clientes:

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• Medios Digitales y Web:

  • Almacenamiento automático de datos del usuario que visita la web de OMAR CHACÓN ABOGADO a través de cookies esenciales o necesarias. 

  • Intercambio de mensajes vía correo electrónico o plataformas de mensajería instantánea/SMS.

  • Ingreso y navegación en el sitio web de la firma.

  • Suministro de información mediante el formulario de contacto del sitio web.

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• Interacción Directa y Documentos:

  • Llamadas telefónicas.

  • Llenado voluntario de encuestas de satisfacción, formatos de actualización de información, PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias) o cualquier otro formulario.

• Terceros:

  • Transmisión o transferencia de información por parte de los aliados de la firma y dentro del equipo interno de OMAR CHACÓN ABOGADO.

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B. Para Empleados y Contratistas (además de los anteriores):

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• Procesos de Selección y Contratación:

  • Recepción de hojas de vida (físicas o virtuales).

  • Perfiles registrados en plataformas de empleo utilizadas para reclutamiento.

  • Diligenciamiento de formatos de solicitud y/o ingreso.

  • Información recopilada durante las entrevistas de trabajo.

  • Datos consignados en el contrato de trabajo o de prestación de servicios.​

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• Gestión Interna y Seguridad:

  • Registro y uso de plataformas internas de la entidad.

  • Formatos de afiliación a entidades de seguridad social y salud.

  • Formularios de registro y actualización de datos de contacto diligenciados voluntariamente.

  • Grabaciones captadas por las cámaras de seguridad instaladas en las instalaciones.

  • Registros biométricos de acceso y salida.

  • Información obtenida a través de los equipos informáticos institucionales usados para las funciones laborales.

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• Terceros:

  • Transmisión y transferencia por parte de agencias de reclutamiento, bolsas de empleo o entidades afines.

  • Cualquier otro medio por el cual el colaborador entregue voluntariamente información personal.

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C. Para Aliados Comerciales y su Personal (además de los medios para usuarios):

• Relaciones Comerciales:

  • Uso de formatos de vinculación.

  • Ofertas de servicios.

  • Intercambio de correspondencia (física y electrónica).

  • Información contenida en contratos y convenios.

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4. PROPÓSITOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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Los datos personales se incorporan en las bases de datos institucionales, siendo accesibles únicamente por el personal autorizado de OMAR CHACÓN ABOGADO dentro del marco de sus responsabilidades. El tratamiento de la información tiene exclusivamente los siguientes fines:

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• Realizar las gestiones necesarias para el desarrollo de la actividad principal de OMAR CHACÓN ABOGADO, que es la prestación de servicios legales.

• Establecer contacto con el titular que haya manifestado interés en adquirir servicios jurídicos.

• Enviar invitaciones a eventos y promocionar los servicios de la firma.

• Manejar trámites de índole comercial o legal.

• Aplicar encuestas para evaluar la satisfacción con los servicios prestados.

• Facilitar la información de contacto a terceros con los que exista un vínculo contractual.

• Contactar al titular con el propósito de llevar a cabo campañas de fidelización o mejorar el servicio.

• Cumplir con las obligaciones derivadas de los contratos celebrados con el titular de la información.

• Ofrecer programas de bienestar corporativo y organizar actividades empresariales.

• Mantener archivos históricos y asegurar la comunicación constante con los titulares.

• Entregar la información a terceros encargados de su almacenamiento y administración.

• Implementar controles y acciones para la prevención de fraudes, lavado de activos y financiación del terrorismo.

• Formalizar, ejecutar y administrar propuestas de negocios y acuerdos contractuales.

• Generar reportes ante centrales de riesgo en caso de incumplimiento de compromisos financieros.

• Enviar comunicaciones por diferentes canales relativas a la actividad comercial de la firma.

• Crear y gestionar las cuentas de usuario.

• Conservar un registro histórico para fines de servicio al cliente.

• Desarrollar estrategias de mercadeo y analizar el comportamiento del usuario.

• Elaborar estudios de prospección comercial y segmentación de mercados.

• Presentar informes a las autoridades competentes.

• Transferir la información para optimizar la calidad del servicio.

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5. PUNTO DE CONTACTO PARA SOLICITUDES, CONSULTAS Y RECLAMOS

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Toda comunicación, consulta, queja y/o reclamo debe dirigirse al área de servicio al cliente de OMAR CHACÓN ABOGADO:

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• Usuarios, Colaboradores y Extrabajadores: Mediante la sección de “contacto” en la web o al correo electrónico omarchacon.abogado@outlook.com. También a través del sistema SIC Facilita.

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6. METODOLOGÍA PARA CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS

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• Consultas: Pueden presentarse por escrito (documento) o utilizando el formulario “contacto” de la página web. El tiempo máximo de respuesta es de diez (10) días hábiles, con posibilidad de prórroga por cinco (5) días adicionales. Se debe adjuntar la información de identificación, datos de contacto y, si es necesario, documentos que acrediten la calidad (titular, causahabiente, representante o apoderado).

• Reclamos: Se utilizará el mismo canal. Es necesario identificar al titular, describir los hechos que motivan el reclamo y adjuntar los soportes documentales. El plazo máximo de respuesta es de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días más.

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7. MANEJO DE DATOS CLASIFICADOS COMO SENSIBLES

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OMAR CHACÓN ABOGADO se abstendrá de recolectar o procesar datos sensibles a menos que sea estrictamente indispensable y siempre que se cuente con la autorización explícita del titular, respetando las limitaciones legales y asegurando su debida protección.

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8. VIGENCIA Y MODIFICACIONES

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La presente política entra en vigor a partir del 01 de enero de 2025. Los datos personales se mantendrán en las bases de datos mientras sean necesarios para los objetivos especificados o para cumplir con deberes legales. Se llevará a cabo una revisión anual para verificar la exactitud y pertinencia de su tratamiento. OMAR CHACÓN ABOGADO se reserva el derecho de modificar esta política y notificará a los titulares sobre cualquier cambio sustancial.